『電子印鑑』とは？ 法的な効力や注意点、できること・できないことなどまとめ

スマホやPCで完結できるので、会社が電子印鑑を認めていたり、システムとして導入していれば、これまでのようにPCで作成した書類をプリントアウトして押印し、スキャンして再びPCに取り込むといった煩わしい作業も、リモートワークなのに印鑑を押すためだけに出社する必要もなくなる。一方、会社としては紙代や印刷代などの経費削減に有効で、ペーパーレス化による環境対策にも役立つ。

主に紙で書類を管理している会社には無縁に思えるかもしれないが、今後の働き方の変化に伴い社内でも導入を検討したり、自社内だけでなく他社から電子印鑑を求められることが増えてくる可能性もある。また、賃貸契約や公的手続きなど、個人での電子印鑑の使用がどこまで進んでくるのかも気になるところだ。

この記事では、そもそも電子印鑑とはなにかを解説しながら、できることやできないこと、法的な効力などを解説する。

電子印鑑とは？ 種類と利用シーンについて

電子印鑑とは、文字通りデータ化された印鑑のことで、PDFなどにデータ化された書類に対し、データ化された印影を押印するというもの。

2001年に「電子署名法」が施行され、電子署名が手書きによる署名や印鑑の押印と同じように通用することが法的に認められた。これにより、本人による一定の要件が満たされた電子署名や電子印鑑が行われた電子文書等が、法的に認められるようになった。

一般に、電子印鑑には2つの種類がある。

①印影を画像化したもの

ひとつは単に印影を画像データ化したもの。実際の印影をスキャナなどでPCに取り込み、背景を透過させて必要な書類にデータ上で貼り付けて使用するだけの簡易的な方法だ。元になる印鑑がなくてもフリーソフトでさまざまなテンプレートから好みの印影を選んだり、オンラインの印鑑ショップや電子印鑑作成サービスで、より質の高いデザインのものを注文したりすることができる。

ただし、①の場合は複製されやすく本人であることを証明する効力は弱い。「電子署名法」の要件は満たしておらず、法的な「電子印鑑」にはあたらない。使用するのは社内でのデータ書類閲覧確認用など、認印と同じような使い方にとどめておこう。

②印影に識別情報が保存されるもの

もうひとつは、印影の画像データに使用者の識別情報が保存されるもの。印影にタイムスタンプ情報などが組み込まれ、いつ誰の手で押印されたのかが記録される仕組みになっている。主に有料の電子契約ソフトなどで作成するもので、導入コストがかかったり、取引先との同意が必要となるが、本人性や非改ざん性の証明といった電子署名法第2条の要件を満たしており、契約書や請求書、納品書といった社外文書に使用することができる。

具体的な手順はサービスごとに異なるが、たとえば業界大手のシヤチハタ株式会社が運営する「パソコン決裁Cloud」では、押印したい自分の名前を入力し、同社がデータベースで管理している認印・日付印から印鑑種類と書体を選択して利用できる。

申請書類を作成する場合は、専用画面でファイルをアップロードし、押印したい箇所をクリックするだけで電子印鑑が押印できる。あとはファイルをダウンロードするか、そのまま承認者を登録して申請すれば相手方に決裁を依頼できる。押印データにはメールアドレスや押印日時、対象ファイル名等が記録されているので、書類を受け取った側も安心してサービスを利用することができる。

ただし、リモートワークの普及によって電子印鑑は広まりつつあるとはいえ、普及率はビジネスシーンにおいても依然として高いとはいえない。たとえば紙文化の強い昔気質の企業では、電子印鑑のシステムやセキュリティが理解されず、使用を拒否されてしまう可能性も。使用する際には、相手の企業の導入体制が整っているかをあらかじめ確認しよう。

■印鑑、電子印鑑の法的な効力は？

電子印鑑の法的な効力を解説する前に、まず印鑑の基礎知識について押さえておこう。

印鑑は一般的に、認印と実印の2種類に分けられる。認印とは、どこにも印影を登録されていない印鑑のことで、実印とは、個人の場合は市町村、法人の場合は法務局に印影を届け、印鑑登録されている印鑑のことを指す。

押印した人物を証明しようとする場合、印鑑登録証明書が必要な法的手続きを除けば、契約書などに押すのが認印でも実印でも、基本的に法的な優劣はない。ただし、実印では印鑑登録証明書が「この印影はこの人のもの」と証明してくれるが、認印ではそういった公的な証明の仕組みがないため、実印よりも立証するのが難しくなる。

では、電子印鑑の法的効力はどうだろう？

前述の通り、電子署名法第3条によって、本人による電子印鑑（電子署名）が行われていれば、その電子文書が真正に（本人によって）成立したことが推定されるとされており、電子印鑑によって契約書を作成することができるが、一方で、不動産登記など実印が要求される場合には電子印鑑（電子署名）を用いることはできない。つまり実印と比べるとその効力は弱いということになる。

役所への申告や、引越時の契約など個人での利用シーン

会社間においてはさまざまな電子文書に使用できる電子印鑑だが、役所など公的機関への申請や、契約時など個人での使用シーンについてはどうだろう？

まず公的機関での届け出などについては、たとえば2020年度から「法人税の電子申告の義務化」によって一定規模以上の企業はオンラインで申告しなくてはならなくなった。申告にはマイナンバーカードや法務局が発行した識別番号と、税理士等の電子署名の押印および電子証明書の添付が義務づけられている。

また、個人での契約時、たとえば引っ越しの賃貸契約、マンションや一軒家の売買、自動車の購入、遺産相続、保険金の受け取りや放棄といったケースについては、印鑑登録証明書の提出が要求されることがあり、仮に電子証明書を取得していても電子印鑑では代用することはできない。
※2020年7月時点

電子証明書とは、指定された認証局で発行できる証明書で、電子文書に対して「実在する人物によって作成されたものである」と立証するもの。オンラインにおける印鑑登録証明書のようなものだ。

公共機関においてペーパーレス化は普及しており、今後はさまざまな申告や契約において、電子印鑑が使用できるようになる可能性はあるだろう。

「デジタル署名」や「デジタルサイン」との違いは？

ちなみに、電子印鑑や電子署名のほかにも「デジタル署名」「デジタルサイン（電子サイン）」といった用語も存在する。大前提として、これらはいずれも法律上で定義された言葉ではなく、通称もまだ統一されていないので、なにを指しているかは人によって異なるケースが目立つ。相手がどのような意味で使っているのか見極め、わからなければ確認することが大切だ。

デジタル署名は多くの場合、電子署名と同じ意味で用いられるが、電子署名のなかでも公開鍵暗号方式をセキュリティとして採用したものが、デジタル署名と呼ばれることもある。

デジタルサイン（電子サイン）は、電子文書を成立させるための電子プロセスそのものを指す。いわば、電子署名はデジタルサインに含まれる手法のひとつということだ。一方で、クレジットカードの支払いや宅配便の受領時、タブレットにサインしたりタッチしたりすることをこう呼んでいる場合もある。

リモートワークが当たり前になり、さらなる普及が予想される電子印鑑。とても便利な技術だが、押印の重みは実物の印鑑と変わらない。しっかりと安全性を担保して、慎重な使用を心がけてほしい。