チームの知見を簡単にマニュアル化できる「toaster team」を試してみた

自分がやっている仕事は、会社の中では誰よりもくわしい、というのはいいことに見えて、弊害が起きることもある。情報が共有されていないと、ほかの人がその人のタスクを処理できなくなる。すると、休みの時にはその業務は止ってしまうし、どうしても必要なら休みだろうが何だろうが緊急連絡しなければならなくなる。異動や退職などで業務を引き継ぐのにも時間がかかってしまう。本人が忙しいと、新人の教育も止る。

これを業務の属人化と呼び、業務効率化の最大のネックとなる。属人化の課題を解消するには、業務をマニュアル化して共有することが有効だ。しかし、きちんと作成、管理しないと、誰の目にも止らず死蔵されてしまう。

この課題を解決するために生まれたのが、ナレッジシェア＆ワークフローツールの「toaster team」。チームの情報を登録し、共有することで、情報の活用を促進し、属人化を防止できるのが特徴だ。

2020年2月にベータ版をリリースした「toaster team」

開発を行なっているnoco株式会社は2017年5月12日設立された。社名は、社会やコミュニティーの栄養素や潤滑油のような役割を果たしたいと考えから、英語の「nutrition of community」の略から取ったという。

ミッションは「チームをもっと。なめらかに。」で、チームや組織化した人たちが個として共同体としてパフォーマンスが最大化しながらも、いきいきと働ける、活躍できるようなツールを提供したいと考えています」と代表取締役の堀辺 憲氏。

noco株式会社 代表取締役 堀辺憲氏

「toaster team」開発のきっかけ

「toaster team」を開発したきっかけは、チームや組織が直面するさまざまな課題を解決したかったから、と堀辺氏。例えば、関係性や物品の管理など、情報資産の共有と運用がうまくいっていないことに気がついたという。

「私自身そうなのですが、自分が日々向き合っている仕事や業務を、突然誰かに渡そうとしても、今まで培った経験や知識、技術を形に残せていないことに気がつきました。完全に属人化しているのです。これだと再現性が生まれず、チームパフォーマンスの低減を招き、その状態そのものがリスクになります。その課題を、マニュアルを簡単に作成・運用できるツールを提供することで解決できるのではと考えました」（堀辺氏）

WordやPDFでマニュアルを作成したとしても、社内に散在して、誰が・いつ・どのような目的で作成しているのかわかりにくいことが多い。最近人気のビジネスチャットツールはストック化したい情報の管理は苦手。そこで活躍するのが、専用のナレッジシェアツールというわけだ。

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールはいろいろあるが、より複雑な機能を搭載し、リッチになっていく傾向にある。しかし、「toaster team」はサービスの名前の由来通り、誰でもパンを焼くトースターのようにシンプルに使えるツールを目指した。直感的に操作できるUIにこだわっているのもそのためだ。

料金プランは3種類。月額800円／ユーザーのライトプランと月額1500円／ユーザーのビジネスプランに加えて、なんと0円の無料プランも用意されている。1チームの登録ユーザー数は10名、ドキュメントは最大30個までという制限はあるが、がっつり試用できるのはありがたい。早速利用してみよう。

まず無料プランを試してみた

まずは、トップページから「無料ではじめる」をクリックし、社名やチーム名でドメインを登録し、メールアドレスでアカウントを作成する。ログインしたら、早速「レシピをつくる」をクリックして、マニュアルを登録してみよう。

無料アカウントを作成し、初めてログインした画面。右上の「レシピをつくる」をクリックする

レシピの冒頭には画像を設定できる。マニュアルの内容に合わせた画像にしておくと、内容をイメージしやすくなる。その後、レシピつについての説明や対象者、注意書きや備考などを書き込める「その他」欄がある。

左上にはレシピのタイトルを入力する。今回は、経理担当者が請求書を発行する手順を説明してみよう。

ステップ1の名前を付けたら、右側でマニュアルの内容を編集する。文章を入力し、画像を挿入したら完成。1分もかからない。エディタでは、さまざまな機能が用意されており、文字を大きくしたり、中央揃えにしたり、箇条書きにしたりできる。

レシピ名や説明、対象者を入力し、カバー画像を設定する

ステップ1の解説文と画像を入力する

エディタの機能

ヘッディング（文字を大きくする） 太字にする 打ち消し線 文字色を変える 背景色を変える 左揃えにする 中央に揃える 段落番号 箇条書き テーブル 画像アップロード 動画アップロード ファイル添付 外部コンテンツ埋め込み ブロック引用 元に戻す やり直し

後は手順を掲載していけばよい。必ずしも細かい全手順を載せる必要はなく、ある程度は文章で説明してもよいだろう。3ステップで足りない場合は「ステップを追加する」をクリックすれば、ステップは増やせる。作業している途中では、こまめに「下書き保存」をクリックするようにしよう。万一ブラウザーが終了してしまっても、続きから作業できる。

完成したら、右上の「公開設定」をクリックする。共有するチームを選び、ステータスを「公開」にすればいい。これで、チームの全員がマニュアルを表示できるようになる。

「公開設定」から「公開する」をクリックする

チームのみんながマニュアルを参照できるようになった

「コンテンツの埋め込み」機能を利用すると、外部サービスのURLを設定して、内容を表示・利用できるようになる。例えば、主要メディアの記事をはじめ、「Googleマップ」や「YouTube」「Instagram」「Twitter」「facebook」「TikTok」「Wikipeida」「Google スライド」「Google スプレッドシート」「Googleドキュメント」「Googleフォーム」「note」「Trello」など、2000種類以上のコンテンツに対応している。

「コンテンツの埋め込み」を開き、URLを設定する

マニュアル内に動画を埋め込めるようになる。もちろん、再生も可能だ

Googleマップを埋め込んだところ

かんたんかつ便利な画像編集機能も搭載

もう1つ、便利なのが画像編集機能。操作するところを囲んだり、矢印を入れたり、大きくテキストを載せたりするとわかりやすくなる。画像編集ソフトで作業することも可能だが、アプリを行ったり来たりするのは手間がかかる。それが、マニュアルの作成画面から、画像の編集モードに入るだけで作業できるのだ。

編集機能はシンプルだが、その分わかりやすく迷わず利用できる。編集内容は別で記録されているので、何度でも再編集できるのもありがたい。これは、神機能だ。

手間をかけずに画像に注釈を入れられる

文章だけでは伝わりにくいところを画像内でフォローできる

チームのユーザーは自由にマニュアルを参照し、お気に入りに登録したり、ピン留めしたりできる。もし気になることがあれば、コメントを残すことも可能だ。みんなの意見を取り入れてブラッシュアップし、完成度を高めていこう。

社外に外部公開したいレシピは、リンクボタンから外部公開できる。社内だけでなく、広く共有したい内容であれば、外部公開の設定から「ONにする」をクリックしよう。なお、外部公開設定ができるのは、レシピの作成者に限定される。チームのメンバーが勝手に公開したりはできないので、安心だ。